Как вшить вкладыш в трудовую книжку | Защита прав работников

На вопрос: «как вшивать вкладыш в трудовую», в совершенстве должен знать ответ любой кадровый специалист и на любом предприятии, поскольку дополненная этим способом трудовая должна соответствовать нормам действующего законодательства и быть удобной в использовании в будущем. Нарушение данных правил может повлечь существенные проблемы как для самого хозяина трудовой, так и для нерадивого кадрового специалиста, допустившего оплошность при выполнении своих обязанностей.

Когда нужно подшивать вкладыш

Согласно разделу №5 Правил, утвержденных Правительственным Постановлением от 15.04.2005 №225, в случаях, когда в трудовой вашего рабочего закончились графы какого-либо из разделов, кадровая служба предприятия должна вложить в нее вкладыш особой формы, утвержденной этими же Правилами, с которым вы можете ознакомиться на представленных ниже изображениях.

Как видно из приведенного выше примера, вкладыш представляет собой документ, состоящий из 2 разделов:

Сведений о работе;
Сведений о вознаграждениях.

Правила заполнения такого документа аналогичны тем, по которым заполняются трудовые книжки. Единственное, что нужно сделать перед началом использования вкладыша, это проставить на соответствующей странице трудовой штамп организации с указанием информации о выданном вкладыше (серию и его номер). Обращаем особое внимание на то, что вышеуказанные Правила четко говорят именно о штампе. Если кадровый работник от руки сделает запись о вкладыше аналогичного содержания, то это уже будет расцениваться как достаточно грубое нарушение требований действующего законодательства.

Каким образом вшивать вкладыш в трудовую книжку

Многие кадровики задаются вопросом: действительно ли нужно вшивать вкладыш, либо достаточно его просто вложить в трудовую? Ответ на этот вопрос четко изложен в пункте №38 тех самых Правил, который гласит что вкладыш нужно именно вшивать. Более того, Правила конкретно определяют, что сам по себе вкладыш не представляет никакой документальной ценности. Записанные в нем данные можно учитывать только тогда, когда он предъявляется вместе с трудовой книжкой и никак иначе. Поэтому, если вкладыш не вшить, он может потеряться, а вместе с ним будет утрачена и ценная информация о прошлой трудовой деятельности работника, восстановить которую будет очень проблематично.

Сам процесс вшивания дополнительных страниц законодатель четко не оговаривает. Опытные кадровые специалисты подшивают вкладыш согласно правилам кадрового делопроизводства, либо используют в работе ГОСТ P7.0.7-2013, который целиком посвящается архивному делу.

Общие рекомендации по данному процессу можно представить следующим порядком действий:

Вкладыш лучше заполнять тогда, когда он еще не пришит к самой трудовой. Поверьте, так будет намного удобнее;
Грамотно выберите место для будущего вкладыша. Здесь вы вольны выбирать самостоятельно: либо вы пришьете данный документ в конце трудовой, либо сразу после окончания заполненного раздела;
Пришиваете вкладыш. Для этого необходимо: a) Его раскрыть; b) На сгибе сделать 4 прокола; c) Сделать аналогичные проколы в трудовой в том месте, где вы планируете вшить вкладыш; d) Пропустить прочную нитку в проделанные отверстия и вывести ее концы наружу; e) Завязать на узел.
Можете дополнительно зафиксировать получившийся узелок. Сделать это можно разными способами: наклеить на кончики ниток кусочек обычной бумаги и написать «прошито и скреплено печатью», использовать сургуч и т.д. Напомним, законодатель не определил четких правил вшивания вкладышей, поэтому вы можете вовсе никак не закреплять узелок, либо сделать это исходя из соображений удобства и рационализма при работе с трудовой в дальнейшем.

Основные ошибки

Сталкиваясь с ситуациями, при которых необходимо использование вкладыша, многие кадровые работники допускают ряд ошибок, которые часто приводят к достаточно серьезным последствиям. Вот основные из них:

Необходимые сведения вносятся в не предназначенные для этого разделы трудовой;
Вкладыш приклеивается, а не вшивается;
В качестве вкладыша используются обычная офисная бумага;
В качестве вкладыша используют листы из незаполненных трудовых;
Ошибочно проставленная нумерация записей;
Информация о вкладыше вписывается от руки, без использования специального штампа.

Невзирая на то, что процесс вшивания и вкладыша достаточно простой и жестко не регламентирован действующими законами, многие работники кадровых служб допускают очень грубые ошибки, поскольку считают выдачу вкладыша чем-то несерьезным и не требующим особого внимания, что в корне неверно. Если этот вопрос недостаточно изучить, либо пренебрегать элементарными правилами ведения трудовых, виновные в этом должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности по статье 5.27 КоАП, что сильно ударит по их кошельку.