Одним из наиболее важных моментов, при выполнении которого нужно неукоснительно соблюдать все нормы действующего трудового законодательства, а также учитывать его некоторые нюансы, является запись в трудовую книжку при увольнении по собственному желанию. Как ни странно, одна из самых распространенных процедур в жизни любого кадрового специалиста до сих пор остается многим непонятной, что приводит к грубейшим ошибкам при ее выполнении. Неправильно сделанная запись в трудовой является не просто нарушением — это явный показатель непрофессионализма, который может привести к серьезной правовой ответственности для виновных должностных лиц компании, а также доставить немало бед ни в чем не повинному работнику. Какие действия, и в каком порядке нужно сделать, чтобы избежать описанных выше неприятных последствий, мы на примере разберем в рамках данной статьи.
Невзирая на то, что Трудовой Кодекс весьма подробно описывает вопросы заполнения кадровой документации, некоторые специалисты часто встречаются с проблемами в данной области делопроизводства. Обычно, это связано с некоторыми противоречивыми данными на страницах TK РФ и Инструкции по ведению трудовых. Поэтому появляется резонный вопрос: «Как же правильно делаются записи о том, что сотрудник перестал трудиться в данной компании?». Чтобы вы могли понять весь алгоритм данного процесса, мы начнем с общих правил заполнения подобного рода документов.
Общие правила заполнения
Та часть трудовой, в которую вписываются данные о начале и окончании трудовой деятельности, имеет вид таблицы с четырьмя графами, в которой:
- Первая графа отведена на обозначение порядковых номеров записей;
- Во второй графе указывается дата увольнения, а не произвольная дата внесения записи.
- Третья — для причин и оснований, из-за которых сотрудник прекратил работу, а также для указания ссылок на соответствующие нормы ТК РФ;
- Последняя графа служит для указания реквизитов распорядительных документов, на основе которых произошло расторжение трудового соглашения.
Записи за период работы заверяются подписью работодателя или уполномоченного лица, печатью работодателя или кадровой службы при ее наличии. Подпись работника не означает согласия с законностью увольнения.
Пользоваться сокращениями при внесении записей в трудовые недопустимо ни под каким предлогом. Вписывать сведения нужно четко и аккуратно, т.к. любая ошибка или помарка может иметь очень серьезные последствия в будущем.
Образец записи об увольнении
На образце ниже вы можете наблюдать один из вариантов рассматриваемой в данной статье записи сделанную так, как того требует действующее трудовое законодательство.
Обращаем внимание на то, что причина увольнения имеет такую же формулировку, как и в ст. 77 TK РФ.
Больше всего недоумений у работников кадровых отделов вызывает формулировка самой записи о прекращении работы сотрудников. Вызвано это тем, что единственно правильной позиции об использовании какого-либо варианта написания формулировки просто нет. К примеру, статья 77 TK содержит определение «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника», тогда как Инструкция предлагает указывать: «Уволен по собственному желанию». В этой ситуации рекомендуется пользоваться первой фразой, поскольку она приводится действующим законодательством. Однако, работники отделов кадров вправе использовать и иные формулировки, не запрещенные законом и здравым смыслом. Например: «Произошло расторжение договора», «Договор прекращен», «Уволен» и т.д.
Типичные ошибки
При выполнении этой задачи, многие кадровики допускают следующие ошибки:
- Сокращают записи, что категорически запрещено (например, вместо слова «пункт 3 части первой», записывают «п. 3 ч.1»);
- Делают записи неразборчивым подчерком;
- Указывают год внесения записи не в виде 4-значного числа, а в виде 2-значного (вместо 01.05.2019 пишут 01.05.19);
- Отсутствует предусмотренная порядком подпись уполномоченного лица или печать работодателя при ее наличии.
- Неверно указывают данные документов, на основании которых была учинена запись.
Также не лишним будет знать об ответственности, которая предусмотрена в случае допущения таких, казалось бы, несущественных ошибок в работе.
Предусмотренные меры ответственности
Если кадровик допустит нарушение правил хранения, учета и ведения любых кадровых документов, административное законодательство предусматривает следующие виды ответственности за это:
- Для ответственных за ведение документов лиц и ИП — можно отделаться предупреждением, либо уплатить штраф от 1 до 5 тыс. руб;
- Для юридических — от 30 до 50 тысяч;
За аналогичное нарушение, совершенное не в первый раз, наказание еще более суровое:
- Для работников кадровых служб и ИП — до 20 тысяч;
- Для юридических лиц — до 70 тыс. руб.