Одним из наиболее важных моментов, при выполнении которого нужно неукоснительно соблюдать все нормы действующего трудового законодательства, а также учитывать его некоторые нюансы, является запись в трудовую книжку при увольнении по собственному желанию. Как ни странно, одна из самых распространенных процедур в жизни любого кадрового специалиста до сих пор остается многим непонятной, что приводит к грубейшим ошибкам при ее выполнении. Неправильно сделанная запись в трудовой является не просто нарушением — это явный показатель непрофессионализма, который может привести к серьезной правовой ответственности для виновных должностных лиц компании, а также доставить немало бед ни в чем не повинному работнику. Какие действия, и в каком порядке нужно сделать, чтобы избежать описанных выше неприятных последствий, мы на примере разберем в рамках данной статьи.
Невзирая на то, что Трудовой Кодекс весьма подробно описывает вопросы заполнения кадровой документации, некоторые специалисты часто встречаются с проблемами в данной области делопроизводства. Обычно, это связано с некоторыми противоречивыми данными на страницах TK РФ и Инструкции по ведению трудовых. Поэтому появляется резонный вопрос: «Как же правильно делаются записи о том, что сотрудник перестал трудиться в данной компании?». Чтобы вы могли понять весь алгоритм данного процесса, мы начнем с общих правил заполнения подобного рода документов.
Общие правила заполнения
Та часть трудовой, в которую вписываются данные о начале и окончании трудовой деятельности, имеет вид таблицы с четырьмя графами, в которой:
- Первая графа отведена на обозначение порядковых номеров записей;
- Вторая предназначается для указания даты внесения информации в формате ХХ.ХХ.ХХХХ;
- Третья — для причин и оснований, из-за которых сотрудник прекратил работу, а также для указания ссылок на соответствующие нормы ТК РФ;
- Последняя графа служит для указания реквизитов распорядительных документов, на основе которых произошло расторжение трудового соглашения.
Кроме этого под основанием, которое стало причиной увольнения, осуществляющий заполнение трудовой книжки сотрудник, равно как и покидающий трудовой коллектив работник, проставляют свои подписи. Это сделано для того, чтобы удостоверить факт ознакомления и согласия с вынесенным решением об увольнении со стороны уже бывшего работника.
Пользоваться сокращениями при внесении записей в трудовые недопустимо ни под каким предлогом. Вписывать сведения нужно четко и аккуратно, т.к. любая ошибка или помарка может иметь очень серьезные последствия в будущем.
Образец записи об увольнении
На образце ниже вы можете наблюдать один из вариантов рассматриваемой в данной статье записи сделанную так, как того требует действующее трудовое законодательство.
Обращаем внимание на то, что причина увольнения имеет такую же формулировку, как и в ст. 77 TK РФ.
Больше всего недоумений у работников кадровых отделов вызывает формулировка самой записи о прекращении работы сотрудников. Вызвано это тем, что единственно правильной позиции об использовании какого-либо варианта написания формулировки просто нет. К примеру, статья 77 TK содержит определение «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника», тогда как Инструкция предлагает указывать: «Уволен по собственному желанию». В этой ситуации рекомендуется пользоваться первой фразой, поскольку она приводится действующим законодательством. Однако, работники отделов кадров вправе использовать и иные формулировки, не запрещенные законом и здравым смыслом. Например: «Произошло расторжение договора», «Договор прекращен», «Уволен» и т.д.
Типичные ошибки
При выполнении этой задачи, многие кадровики допускают следующие ошибки:
- Сокращают записи, что категорически запрещено (например, вместо слова «пункт 3 части первой», записывают «п. 3 ч.1»);
- Делают записи неразборчивым подчерком;
- Указывают год внесения записи не в виде 4-значного числа, а в виде 2-значного (вместо 01.05.2019 пишут 01.05.19);
- Забывают о необходимости заверения записи печатью организации, либо подписью уволенного работника;
- Неверно указывают данные документов, на основании которых была учинена запись.
Также не лишним будет знать об ответственности, которая предусмотрена в случае допущения таких, казалось бы, несущественных ошибок в работе.
Предусмотренные меры ответственности
Если кадровик допустит нарушение правил хранения, учета и ведения любых кадровых документов, административное законодательство предусматривает следующие виды ответственности за это:
- Для ответственных за ведение документов лиц и ИП — можно отделаться предупреждением, либо уплатить штраф от 1 до 5 тыс. руб;
- Для юридических — от 30 до 50 тысяч;
За аналогичное нарушение, совершенное не в первый раз, наказание еще более суровое:
- Для работников кадровых служб и ИП — до 20 тысяч;
- Для юридических лиц — до 70 тыс. руб.
