Переход на электронные трудовые книжки: как осуществляется, кем контролируется, как отразится на работнике и работодателе – читайте в нашем обзоре.

Сохранив всю информативность бумажного вида, новый электронный документ будет доступен для просмотра с помощью портала Госуслуг, функционирующего на любых современных смартфонах.

По запросу сотрудника, информация из ЭТК может быть предоставлена в бумажном варианте его работодателем, отделением ПФР, а также территориальным отделением МФЦ. Причем данная услуга оказывается вне зависимости от места жительства или работы гражданина.

Переходный период на электронный документооборот будет осуществляться на протяжении 2020 года, в процессе которого и работодателям, и работающим гражданам необходимо подготовиться и ознакомиться с новой системой.

Кто и как будет вести трудовые книжки онлайн

Во исполнение нового федерального закона работодателям придется назначить сотрудника для работы с электронной базой, формированием и направлением в ПФР данных о профессиональной деятельности персонала.

Информация о сотрудниках будет аккумулироваться в базе Пенсионного фонда, а ее передача продолжится в рамках действующего взаимодействия организаций с территориальными отделениями ПФР. Работодателям со своей стороны придется:

Данные мероприятия должны быть осуществлены с января 2020 года в связи с тем, что срок сдачи нового отчета по форме СЗВ-ТД установлен на 15 февраля 2020. Поэтому уже с начала года, принимая, переводя или увольняя сотрудников, ответственному исполнителю работодателя следует внимательно отслеживать наименования должностей и структурных подразделений на соответствие тем данным, что значатся в трудовом договоре работника и соответствующих приказах. В противном случае информационная система выгрузит некорректные сведения, которые затем попадут в отчет для ПФР.

Нужны ли теперь бумажные трудовые книжки

Получив письменное уведомление, работники должны решить, какой формат трудовой книжки им подходит – бумажный или электронный. Свое решение они должны письменно оформить до конца 2020 г. в произвольном виде или заполнить бланк, разработанный работодателем. Важно помнить, что при сохранении имеющейся книжки впоследствии работник в любое время может отказаться от нее, тогда как при выборе электронной версии возврата к бумажному документу уже не будет. Сотрудникам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, автоматически заводится ЭТК без дублирования в бумажном варианте.

Если сотрудник выразил согласие на заведение ЭТК, работодатель под роспись возвращает бумажную книжку, после чего снимает с себя ответственность за нее.

Сроки окончательного внедрения электронных трудовых книжек законодательно не установлены, что дает право работающим гражданам требовать ведения имеющихся бумажных документов вплоть до завершения своей трудовой деятельности. Такое послабление в законе прибавляет работы кадровой службе, которой придется заполнять книги учета движения трудовых книжек и приходно-расходную книгу по учету бланков, к чему прибавится электронный документооборот с ПФР.

Отдельная рекомендация касается работников, чья трудовая деятельность началась до 1997 года. Им настоятельно рекомендуют сохранять бумажные книжки, так как персонифицированный пенсионный учет в России начался только с 1997 года. Таким образом, проследить стаж таким таких граждан можно лишь на основании бумажной трудовой книжки.