Ведение и хранение бумажных трудовых книжек регулируются приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Электронные сведения о трудовой деятельности формируются в порядке статьи 66.1 ТК РФ.
Эти нормативные документы определяют, что:
- Записи о работе и переводе на другую постоянную работу вносятся на основании соответствующего решения работодателя не позднее пяти рабочих дней. Запись об увольнении — в день увольнения (пункт 9 порядка, утвержденного приказом Минтруда № 320н).
- Все вносимые данные должны целиком соответствовать тексту и сути вынесенных приказов;
- Обозначение различных дат, независимо от раздела трудовой, делается арабскими цифрами;
- Любые сокращения при указании информации не допускаются;
- Бумажная трудовая книжка ведется на русском языке; на территории республики в составе РФ ее ведение может осуществляться также на государственном языке этой республики в предусмотренном порядке.
Правила занесения информации в трудовую
Практически в любом субъекте хозяйствования, данные о действующих сотрудниках начинаются со сведений о приеме на службу. Именно правила внесения записей об этой информации и будут рассмотрены в рамках данной статьи.
Какие данные указываются
Для впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года бумажные трудовые книжки не оформляются: сведения формируются электронно. Бумажные книжки продолжают вести в предусмотренных законом случаях.
При внесении сведений о приеме на работу, руководству предписано соблюдать следующий алгоритм:
- В третьей графе раздела, отведенного на информацию о работе, вписывается наименование компании (полное и сокращенное, при наличии такового), согласно документам, на основе которых она учреждена.
На этом этапе, многие компании, для уменьшения объема работы по частым записям своего названия, используют специально изготовленный штамп со всеми необходимыми данными. Это не идёт в разрез действующим правилам и заменяет собой вписанную от руки надпись;
- Под описанным ранее заголовком, рукой и в 1-ой графе вписывается порядковый номер заносимых сведений;
- Далее во 2-ой графе прописывается дата начала трудовой деятельности нового подчиненного;
- В 3-ем пункте учиняется запись о назначении в конкретное структурное подразделение субъекта хозяйствования с обозначением названия должности сотрудника.
Если работодатель проигнорирует данные требования, и не сможет правильно заполнить его трудовую, у принятого работника могут быть проблемы при назначении пенсионных выплат, а также все вытекающие неприятности из-за неправильного исчисления отработанного периода на работах, выполнение которых происходит в неблагоприятных условиях.
- В четвертом столбце отражаются названия документов, на основе которых были произведены записи о начале работы новоиспечённых работников. В качестве таких могут выступать приказы и другие решения руководства компании с обязательным указанием даты его издания (вначале) и внутреннего номера (после проставленной даты).