Прежде чем начать разбираться в вопросе что такое запись в трудовую книжку в 2019 году и как их правильно производить, нужно отметить и понять основные требования, предъявляемые к этому процессу. Данные действия регламентируются двумя основными нормативными актами, а именно:
- Правилами ведения трудовых. Этот документ был утвержден Правительством 15.04.2002 за №223 (для удобства, далее этот документ будет обозначаться «Правила»);
- Инструкцией по внесению информации в трудовые книжки. Данный нормативный документ был принят Минтрудом РФ от 11.10.2002 №68 (далее назовем его «Инструкция»).
Эти нормативные документы определяют, что:
- Любая заносимая в книжку информация должна подкрепляться соответствующими распорядительными документами руководителя не позднее 7-ми дней со дня их издания. Исключением является только записи о прекращении труда работников — они вписываются прямо в день увольнения;
- Все вносимые данные должны целиком соответствовать тексту и сути вынесенных приказов;
- Обозначение различных дат, независимо от раздела трудовой, делается арабскими цифрами;
- Любые сокращения при указании информации не допускаются;
- С любыми записями, которые будут внесены в книжку, начальник обязан ознакамливать своего подчиненного под роспись в персональной карте, где рассматриваемая запись также дублируется.
- Обычно, любые сведения заносятся в трудовую исключительно на русском языке. Но, если брать во внимание п.7 Правил, необходимая информация может заносится и на ином языке, который признан национальным в республике, земли которой входят в состав РФ и в пределах которой расположился работодатель.
Нужно сказать, что образец современных книжек не определяет того, по какому принципу вносить требуемую запись в трудовую книжку на другом языке. Более того, подобного указания нет даже в Правилах. Большинство кадровиков вносят записи на ином языке непосредственно сразу после русскоязычных сведений с использованием обычного стиля их оформления.
Правила занесения информации в трудовую
Практически в любом субъекте хозяйствования, данные о действующих сотрудниках начинаются со сведений о приеме на службу. Именно правила внесения записей об этой информации и будут рассмотрены в рамках данной статьи.
Какие данные указываются
Если новоиспеченный сотрудник придет на работу и срок осуществления его трудовых обязанностей более пяти дней, действующее руководство должно внести в его трудовую книжку (предъявляется со стороны нанятого работника или заводится непосредственно в этой же компании, если это его первое рабочее место) полагающуюся запись о приеме.
При внесении сведений о приеме на работу, руководству предписано соблюдать следующий алгоритм:
- В третьей графе раздела, отведенного на информацию о работе, вписывается наименование компании (полное и сокращенное, при наличии такового), согласно документам, на основе которых она учреждена.
На этом этапе, многие компании, для уменьшения объема работы по частым записям своего названия, используют специально изготовленный штамп со всеми необходимыми данными. Это не идёт в разрез действующим правилам и заменяет собой вписанную от руки надпись;
- Под описанным ранее заголовком, рукой и в 1-ой графе вписывается порядковый номер заносимых сведений;
- Далее во 2-ой графе прописывается дата начала трудовой деятельности нового подчиненного;
- В 3-ем пункте учиняется запись о назначении в конкретное структурное подразделение субъекта хозяйствования с обозначением названия должности сотрудника.
Обычно, названия должностей, специальностей и профессий устанавливается согласно штатным расписаниям компаний. Но, если действующий закон устанавливает для такого сотрудника какие-либо льготы, то названия такой должности вписываются в трудовую согласно принятым квалификационным перечням, которые утверждаются на уровне Правительства. В настоящий момент, таких актов всего два:
- Квалификационный перечень должностей, утвержденный Министерством Труда 20.08.1997 за №36;
- Единый квалификационный перечень работ и профессий, принятый Госкомтрудом СССР 30.01.1986 за №31/З-30.
Если работодатель проигнорирует данные требования, и не сможет правильно заполнить его трудовую, у принятого работника могут быть проблемы при назначении пенсионных выплат, а также все вытекающие неприятности из-за неправильного исчисления отработанного периода на работах, выполнение которых происходит в неблагоприятных условиях.
- В четвертом столбце отражаются названия документов, на основе которых были произведены записи о начале работы новоиспечённых работников. В качестве таких могут выступать приказы и другие решения руководства компании с обязательным указанием даты его издания (вначале) и внутреннего номера (после проставленной даты).
