Если какой-либо сотрудник изменил некоторые свои паспортные сведения (фамилию, или даже имя),запись в трудовой книжке о смене фамилии не является единственной процедурой, которую потребуется провести. Внесению соответствующих изменений также подлежат трудовой договор, личная карта сотрудника и другие кадровые документы. Более подробно, о правильном проведении данной процедуры, и пойдет речь далее.

Прежде всего нужно понять, что одного только устного заявления на изменения кадровой документации недостаточно. Для подтверждения факта изменения персональных данных работника, необходимо будет предъявить письменные доказательства.

Действующее законодательство четко определяет алгоритм действий, которым наниматель должен следовать для правильного внесения изменений в персональные данные работников. Однако, наибольшее внимание со стороны законодателей было уделено редактированию данных только в трудовых книжках, а о том, как оформлять изменения в других документах, ничего не говориться.

Запись об изменении фамилии при приеме на работу

Часто бывает, что после предоставления пакета необходимых документов для приема на работу со стороны будущего работника, возникают ситуации несовпадения фамилии в паспорте с, к примеру, дипломом о полученном образовании.

Чаще всего, такая ситуация возникает у женщин, которые принимаются на работу уже будучи в браке, либо после его расторжения. Чтобы не допустить приема на работу человека, который может оказаться не тем, за кого себя выдает, кадровик может дополнительно истребовать с такого работника свидетельства о заключении/расторжении брака, дабы подтвердить законность смены фамилии и обезопасить себя от неприятностей.

Изменение фамилии работника во время работы

Чтобы осуществить редактирование персональных данных, нужно подать в кадровую службу заявление на имя руководства субъекта хозяйствования с прошением о внесении соответствующих изменений. Образец такого заявления должен храниться непосредственно в отделе кадров, но если такового нету, можете использовать приведённый ниже шаблон.

К данному заявлению следует приложить копии всех документов, которые способны подтвердить правомерность изменения ваших данных. К ним могут относиться:

С указанных выше документов должны быть сняты копии, после чего они заверяются начальником кадрового отдела и подшиваются в личное дело сотрудника.

Следующим этапом внесения изменений будет издание соответствующего приказа от имени руководителя на изменение анкетных данных подчиненного, с которым вы должны быть ознакомлены под роспись. Копия данного приказа также должна быть заверена печатью и быть приложена к вашему личному делу.

Приказ на изменение персональных данных работников относится к категории приказов по личному составу, поэтому четко установленной формы для него не существует. Руководитель компании или представитель отдела кадров может составить его так, как считает нужным, но с обязательным соблюдением минимальных условий, которые предъявляются к нормативным актам и приказам по личному составу конкретного субъекта хозяйствования.

После подготовки, издания и ознакомления работника и руководителя со всеми необходимыми документами, кадровая служба наконец может учинить запись в трудовой книжке о смене фамилии. Делается это достаточно просто — старая фамилия перечеркивается, после чего рядом с ней записывается актуальная. Далее, на форзаце трудовой, необходимо обозначить основания для такого исправления. Данная пометка обязательно должна ссылаться на документы, которые послужили основанием для редактирования персональных данных, что определяется Инструкцией Минтруда РФ от 11.10.2002 №68, а также п.26 утвержденных Правительством РФ Правил от 15.04.2002 №226. Данные изменения руководитель отдела кадров заверяет своей личной подписью и фирменной печатью компании, после чего процедура внесения изменений в трудовую считается завершенной.

В качестве примера, ниже располагается образец внесения подобных изменений:

Внесение изменений в другие документы

После завершения процедуры смены старой фамилии на другую, кадровая служба организации должна внести новые данные в другую кадровую документацию (личное дело, трудовой договор, личную карту и т.д.) Этот процесс полностью аналогичен предыдущему пункту — в документе, который подлежит редактированию, аккуратно и одной линией зачеркиваются неактуальные данные, после чего рядом с ними вписываются новые сведения, а на лицевой стороне документа прописывается основание для внесенных изменений с обязательной ссылкой на такие документы.